Pourquoi opter pour l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et des absences ?

Pour le bon fonctionnement et l’atteinte des objectifs, les dirigeants d’entreprise ont besoin de gérer efficacement leurs employés. Il arrive des moments où certains employés s’absentent du travail pour plusieurs raisons. C’est dans l’optique de gérer efficacement cette situation fréquente que les logiciels de gestion des congés et des absences sont adoptés. Dans cet article, nous parlerons des avantages de ce type logiciel.

Généralités sur les logiciels de gestion des congés et absences

La gestion des absences et des congés est une activité qui est liée à la gestion des ressources humaines. Elle consiste à organiser les absences et les demandes de congés des salariés et même des dirigeants de manière que l’entreprise ne soit pas pénalisée. Il y a souvent un grand écart entre les aspirations des employés et les besoins de l’entreprise. Les ressources humaines doivent trouver le juste milieu afin de préserver les intérêts de l’entreprise sans frustrer les employés. Pour une meilleure gestion des équipes, il faut se servir d’un logiciel de gestion des absences et des congés.

Les logiciels se présentent sous forme de tableaux et la RH peut les consulter afin de décider d’accepter ou de refuser une demande de congés ou d’absence. Ils sont généralement personnalisables et adaptés aux besoins de l’entreprise. Il existe deux types de logiciels de gestion des absences et des congés : les logiciels gratuits et les logiciels payants. Les logiciels payants ne disposent pas généralement de beaucoup de fonctionnalités et ne sont pas personnalisables. Ils ne sont donc souvent pas adaptés aux besoins de l’entreprise. Par contre, les logiciels payants disposent d’un grand nombre de fonctionnalités et présentent plusieurs avantages pour les employés et pour les dirigeants.

Avantages de l’usage d’un logiciel de planning de congés pour les salariés

L’utilisation d’un logiciel de gestion pour le planning des congés présente des avantages évidents pour les employés. Les employés peuvent effectuer leurs demandes de congés en ligne (congés payés, RTT, congés maladies et bien d’autres). Le manager reçoit de manière automatique la notification de demande de congé. 

De plus, les salariés peuvent consulter les soldes et états des compteurs de congés en temps réel. L’autre avantage est lié au fait que les salariés ont un accès en temps réel au planning des absences et des présences de l’équipe grâce au logiciel de planification des absences, des congés et des activités.

Avantages de l’usage d’un logiciel de planning de congés pour le dirigeant

Parmi les avantages dont jouissent les dirigeants en utilisant un logiciel de gestion des congés et des absences, on peut citer le fait qu’il peut valider ou refuser la demande de congés et s’il le désire, accompagner son refus d’un bref commentaire. Il peut également notifier de manière automatique au salarié le refus ou l’acceptation de sa demande de congés. Le manager peut concevoir facilement le planning des absences et des présences par équipes ou par services. L’outil lui permet de disposer de l’historique ou d’une base de données des absences et des congés de chaque salarié.

De plus, il peut consulter l’état des compteurs (nombre de jours de congés pris, restants, le nombre de jours d’absence) par salarié et par type de congés. Le manager peut en outre s’assurer d’avoir un minimum d’employés présents dans chaque service afin que les absences n’agissent pas négativement sur la productivité.